Việc lập kế hoạch cho các hội nghị quy mô lớn là một quá trình chi tiết, với nhiều chi tiết và biện pháp phòng ngừa, chúng ta phải xem xét tất cả các khía cạnh của nó khi lập kế hoạch trong giai đoạn đầu. Nói chung, khi dự án được thiết lập ở giai đoạn đầu, chủ đề của cuộc họp sẽ được xác định theo trình độ và tính chất của dự án, sau khi xác định chủ đề, chúng ta có thể chuẩn bị từ các khía cạnh sau:

1: Chương trình cuộc họp

Sự sắp xếp của chương trình nghị sự xác định sự sắp xếp thời gian của chúng tôi cho việc mời khách, địa điểm cuộc họp, bao gồm cả ngân sách cuộc họp, v.v. Do đó, khi chúng ta lập dự án, chúng ta phải đảm bảo rằng cuộc họp của chúng ta chỉ là cuộc họp nửa ngày, cho dù đó là hình thức họp + ăn tối, hay dưới hình thức họp + du lịch

2: Mời họp

Khách mời của cuộc họp xác định các đặc điểm của cuộc họp của chúng tôi. Theo tính chất của cuộc họp, có thể mời một số chuyên gia trong ngành, học giả nổi tiếng và lãnh đạo chính phủ để nâng tầm cuộc họp.

3: Địa điểm tổ chức hội nghị

Chi phí địa điểm cũng là một phần quan trọng trong ngân sách hội nghị, địa điểm tổ chức hội nghị tốt cũng cần phải lên lịch trước, ví dụ như phòng tiệc có đủ rộng hay không, số lượng phòng có đủ hay không, tất cả đều cần được xác định trong tiến lên theo số lượng người trong hội nghị. 

Các bạn có thể xem thêm các bài đăng về hội trường tại đây

4: Lễ tân hội nghị

Lễ tân hội nghị là một phần đặc biệt tẻ nhạt và tỉ mỉ, bao gồm thu thập thông tin của người tham gia, dịch vụ đón tại sân bay, phân bổ phòng, nhãn suất ăn, quà lưu niệm, v.v.

5: Sắp xếp hội nghị

Bố cục hội nghị thường bao gồm tài liệu quảng cáo sản phẩm, giới thiệu dự án, bố trí ánh sáng và khiêu vũ tại chỗ, khu vực đăng nhập trang web hội nghị, khu vực chụp ảnh nhóm, khu vực trưng bày sản phẩm tương tác, v.v.

6: Tuyên truyền hội nghị

Tuyên truyền hội nghị bao gồm tuyên truyền trước hội nghị, trong hội nghị và sau hội nghị. Trước hội nghị thường bao gồm áp phích khởi động, áp phích đếm ngược và thư mời H5. Trong hội nghị, có thể sử dụng video trực tiếp. Sau hội nghị, phương tiện truyền thông trực tuyến , phương tiện giấy, v.v.. Được phổ biến dưới dạng thông cáo báo chí.