Nên làm gì khi bạn được phụ trách hoàn toàn việc tổ chức YEP của công ty?

Tiệc cuối năm, hay còn được gọi là Year end Party, là một sự kiện hàng năm được tổ chức bởi các công ty và doanh nghiệp nhằm tổng kết và đánh giá quãng đường đã đi trong suốt một năm vừa qua. Trong những tháng cuối năm, mong đợi về sự kiện này ngày càng gia tăng trong lòng các nhân viên công ty. Để tổ chức một buổi tiệc Year end Party đáng nhớ, mang ý nghĩa và thể hiện được văn hóa doanh nghiệp, có một số điểm quan trọng cần lưu ý.

Vậy bạn nên làm gì khi được hoàn toàn phụ trách việc tổ chức YEP của công ty? Hãy cùng Viet Anz Travel tìm hiểu thêm.

Year end Party là gì? Mục đích, ý nghĩa của bữa Tiệc tất niên

1. Khái niệm tiệc Year end Party

Tiệc cuối năm, hay còn được gọi là Year end Party (YEP), là một sự kiện thường niên được lựa chọn và tổ chức bởi các cơ quan và doanh nghiệp vào dịp cuối năm. Được biết đến với nhiều tên gọi khác nhau như tiệc cuối năm, tiệc tổng kết hay tiệc tất niên, YEP có mục đích chính là giúp doanh nghiệp tổng hợp và đánh giá kết quả hoạt động của mình trong suốt một năm qua, đồng thời tri ân và ghi nhận những đóng góp đáng kính từ các nhân viên - những người đã cống hiến và đồng hành với doanh nghiệp trong suốt thời gian đó.

2. Ý nghĩa của buổi tiệc tất niên

Ngoài việc thể hiện sự công nhận và tri ân, YEP cũng tạo ra một dịp để mọi nhân viên trong công ty tụ họp, giao lưu và tạo sự gắn kết. Đây là cơ hội để tất cả mọi người có thể gặp gỡ, trò chuyện và chia sẻ những kỷ niệm, thành tựu, và hoài niệm trong suốt năm vừa qua. Bên cạnh đó, YEP cũng tạo ra một môi trường thú vị và thoải mái, nơi mọi người có thể thả lỏng sau những tháng ngày làm việc căng thẳng.

Year end Party thường được tổ chức với quy mô hoành tráng, lung linh và rực rỡ. Với tên gọi tiệc cuối năm hay tiệc tất niên, bữa tiệc này như một lời cảm ơn chân thành muốn gửi tới các đối tác và nhân viên trong công ty. Đây là cơ hội để mọi người chia sẻ với nhau nhiều hơn không chỉ là chuyện nghề mà còn những câu chuyện về cuộc sống. Giúp mọi người xích lại gần nhau hơn, đoàn kết hơn tạo nên một doanh nghiệp vững mạnh khi có những con người đồng lòng và thấu hiểu lẫn nhau.

3. Mục đích tổ chức Year end party:

• Tổng kết lại quá trình hoạt động sau một năm và tạo động lực cho năm mới

Year end Party là bữa tiệc cuối năm nên mục đích chính tổ chức là để cả công ty, doanh nghiệp có thể tổng kết lại các hoạt động thông qua việc cùng nhau nhìn lại chặng đường. Cùng những thành tích mà công ty đã đạt được và cũng như những khuyết điểm mà công ty gặp phải trong một năm qua.

• Thể hiện sự cảm kích của doanh nghiệp với nhân viên và đối tác khách hàng

Trong quá trình tổng kết, doanh nghiệp sẽ xem xét lại những thành tích và hành trình của từng cá nhân và các phòng ban tiêu biểu trong suốt năm vừa qua. Những người này đóng góp quan trọng vào thành công của công ty. Vì vậy, buổi tiệc Year end Party sẽ có những khoảnh khắc quan trọng để tri ân và cảm ơn các thành viên vì sự cống hiến nhiệt tình của họ trong năm vừa qua. Đồng thời, nó cũng sẽ tạo động lực và khích lệ cho họ tiếp tục phát triển và gắn bó lâu dài hơn với doanh nghiệp.

Hơn nữa, sự kiện này cũng là dịp để doanh nghiệp gửi lời tri ân sâu sắc nhất đến đối tác và khách hàng đã đồng hành cùng công ty trong thời gian qua. Điều này sẽ tạo ra những khoảnh khắc ý nghĩa và đáng nhớ cho tất cả những người tham dự buổi tiệc.

• Gắn kết các thành viên 

Với không khí sôi động và hào hứng, buổi tiệc cuối năm giúp mang lại khoảng thời gian vui vẻ và thư giãn cho người tham dự. Các thành viên trong doanh nghiệp sẽ có cơ hội được giao lưu, chia sẻ và trao đổi nhiều hơn về cuộc sống. Chính vì vậy, sự kiện sẽ giúp tạo nên sự gắn kết vững mạnh trong toàn thể doanh nghiệp tăng sự thấu hiểu và nâng cao tinh thần teamwork. Đây cũng là một trong những lý do quan trọng nhất khi các doanh nghiệp lựa chọn tổ chức Year end Party.

• Xây dựng văn hóa doanh nghiệp

Year end Party không chỉ đơn thuần là một buổi tiệc tụ tập và ăn mừng, mà còn đóng vai trò quan trọng trong việc xây dựng hình ảnh và văn hóa mạnh mẽ của doanh nghiệp trong cả công chúng và nội bộ. Từ ý tưởng, concept cho đến phong cách tổ chức, mọi điều này thể hiện tính cách và hình ảnh thương hiệu mà doanh nghiệp muốn xây dựng. Đặc biệt, sự tham gia nhiệt tình của các thành viên nội bộ trong các hoạt động cũng đóng góp quan trọng vào việc nâng cao văn hóa doanh nghiệp và tạo niềm tự hào cho nhân viên đối với công ty.

Kế hoạch tổ chức tiệc year end party ấn tượng

Bất cứ một sự kiện nào cũng vậy, khâu chuẩn bị chiếm tới đa phần quyết định xem sự kiện đó có thành công hay thất bại. Một bữa tiệc tất niên cuối năm sẽ trở nên hoàn hảo nếu có sự chuẩn bị chu đáo, kỹ lưỡng. Khoảng thời gian 2 đến 3 tháng trước khi bữa tiệc cuối năm diễn ra là thời điểm thích hợp nhất để bạn bắt tay vào việc lập kế hoạch chi tiết cho sự kiện trọng đại này.

1. Lựa chọn chủ đề cho bữa tiệc cuối năm

Chủ đề, hay còn được gọi là concept, là một tóm tắt ngắn gọn của ý tưởng và nội dung chương trình sự kiện. Nó là cơ sở để xây dựng chương trình và chứa đựng các yêu cầu cơ bản và mục đích của sự kiện. 

Thông thường, việc lựa chọn chủ đề sẽ dựa vào đặc thù kinh doanh của doanh nghiệp. Các chủ đề thường mang tính hình tượng hóa, gắn với 1 hình ảnh, themes màu cụ thể, để khi nói về chủ đề của sự kiện, khán giả có thể hình dung ra ngay các màu sắc, hình ảnh trong bữa tiệc.

2. Lên ý tưởng tổ chức

Ý tưởng của một chương trình sự kiện luôn được hình thành và xây dựng dựa trên chủ đề (concept) của buổi tiệc. Để mang đến những ý tưởng độc đáo cho chương trình, cần thiết phải có một chủ đề liên tục trải dọc từ đầu đến cuối. Ý tưởng phải không chỉ độc đáo, mà còn phù hợp với tài chính và khả năng thực hiện.

Ý tưởng chương trình sẽ bao trùm toàn bộ hình thức (bao gồm trang trí theo concept, từ bàn tiệc đến khu vực chụp hình, sân khấu...) và nội dung chương trình (lịch trình chương trình, kế hoạch truyền thông trước, trong và sau sự kiện, cách thức tổ chức nghi lễ và các hoạt động văn nghệ tuân thủ concept...).

Một ý tưởng tốt không cần phải quá phức tạp, nhưng nó cần phải mang tính sáng tạo, hoàn chỉnh và có sự tỉ mỉ. Cần chú ý đến mọi khía cạnh rủi ro và thực hiện các biện pháp an toàn, cũng như lập kế hoạch dự phòng cho chương trình.

Hiện nay, các doanh nghiệp đang dần tìm đến các đơn vị tổ chức có nhiều kinh nghiệm về tổ chức sự kiện để giúp mình tạo nên một buổi tiệc tất niên độc đáo, ấn tượng.

Bạn có thể liên hệ với chúng tôi để được tư vấn miễn phí.

3. Lên danh sách khách mời

Quy mô và số lượng khách tham dự có tác động trực tiếp đến quá trình tổ chức chương trình. Để đảm bảo sự kiện diễn ra theo kế hoạch, quan trọng là bạn có được một con số tương đối chính xác. Điều này giúp lựa chọn địa điểm phù hợp và đảm bảo ngân sách chuẩn bị.

Doanh nghiệp nên tạo danh sách để thống nhất số lượng khách mời, cấu trúc khách mời, và theo dõi số lượng khách tham dự. Đồng thời, danh sách này cũng giúp xác định khách VIP và khách mời ưu tiên như đối tác, khách hàng,... cũng như khách mời dự bị và cơ quan truyền thông (nếu có).

Cần đảm bảo những thông tin cơ bản như sau:

• Họ tên của khách mời.

• Chức danh/ đơn vị công tác.

• Địa chỉ

• Thông tin liên hệ bao gồm số điện thoại, email, website.

4. Lựa chọn thời gian, địa điểm phù hợp

• Thời gian:

Về thời gian, cần cân đối để lựa chọn ngày mà đa số các khách mời đều có thể tham dự. Nên lựa chọn khung giờ phù hợp và nên chọn tổ chức vào ngày cuối tuần.

Đây là thời điểm cuối năm, khoảng thời gian diễn ra sự kiện nên kéo dài vào tầm 2 tiếng, vào khung giờ 18h – 20h tuỳ theo kế hoạch đã chuẩn bị. Thời gian sự kiện quá ngắn rất khó đạt được mục tiêu đề ra của buổi lễ. Còn nếu chương trình quá dài thì sẽ gây nhàm chán và mệt mỏi.

• Địa điểm:

Phụ thuộc theo không gian tổ chức sự kiện và số lượng người tham dự mà ta có thể chia thành các loại sau: Không gian ngoài trời: (nhà hát ngoài trời, sân vận động, quảng trường, bãi biển, khu du lịch sinh thái, khu vực công cộng). Và không gian trong các phòng tổ chức sự kiện (các trung tâm hội nghị, hội thảo, khách sạn, nhà hàng, nhà văn hóa,..).

Lựa chọn một địa điểm phù hợp cần dựa vào những yếu tố sau:

• Địa điểm dễ tìm, không quá xa trung tâm

• Bố cục, không gian phù hợp, thích hợp với các kế hoạch chuẩn bị

• Khu vực sân khấu rộng rãi, có trần nhà cao, đảm bảo các hoạt động diễn ra.

• Địa điểm đáp ứng được quy mô khách đã hoạch định.

• Có bãi đổ xe rộng rãi.

5. Lên kịch bản chương trình

Để tạo ra một sự kiện ấn tượng và mang ý nghĩa, việc lên kịch bản cho sự kiện là rất quan trọng, vì nó được xem như yếu tố quyết định thành công hay thất bại của sự kiện đó. Kịch bản chi tiết của sự kiện Year end Party bao gồm các tiết mục, thời gian thực hiện cho mỗi tiết mục, nhân sự, trang thiết bị và đồ dùng cần thiết cho từng tiết mục.

Việc làm này không chỉ giúp đội ngũ nhân viên và ban tổ chức kiểm soát được thời lượng của chương trình, mà còn đóng góp vào việc tổ chức sự kiện một cách chặt chẽ, thống nhất và triệt để.

Ý tưởng tổ chức Year end Party 

Mọi người đều hiểu rằng bữa tiệc Year end party có tính chất tạo không khí sum vầy cho cán bộ nhân viên, một dịp để nhìn lại quãng đường phát triển của một năm qua và hướng tới những mục tiêu mới. Tuy nhiên, không nên để bữa tiệc cuối năm trở thành một buổi hội nghị tổng kết với những diễn văn dài dòng và những trò chơi cũ rích, khiến mọi người chỉ mong muốn nhận phần thưởng và rời đi nhanh chóng.

Có nhiều khái niệm, ý tưởng có thể áp dụng để tổ chức bữa tiệc cuối năm cho công ty, dựa trên văn hóa doanh nghiệp hoặc sở thích của các thành viên trong công ty. Bạn có thể nghiên cứu cụ thể từng cá nhân trong doanh nghiệp của mình để đưa ra những ý tưởng tổ chức độc đáo mà vẫn phù hợp.

Viet Anz Travel xin gửi đến các bạn 1 số ý tưởng tổ chức Year end party thật độc đáo:

1. Tổ chức Year End Party tại bãi biển.